Der Salzburger Speziallogistiker Ontime Logistics setzt beim Abgleich der Plankosten mit den tatsächlichen Kosten auf künstliche Intelligenz. Mussten bisher täglich mehr als 1.500 Belegzeilen in Excel-Tabellen von Mitarbeitern überprüft werden, übernimmt diese Aufgabe nun der Computer.
Dadurch werden keine Arbeitsplätze abgebaut, sondern Ressourcen für sinnvollere Aufgaben freigemacht, betont das Unternehmen. Der Software-Roboter vergleicht die angenommenen Kosten mit den tatsächlichen Rechnungsbeiträgen der Frächter, die für und mit Ontime Logistics arbeiten, und übernimmt so einen regelbasierten Geschäftsprozess.
„Unsere großen Frachtpartner schicken teilweise Sammelrechnungen mit hunderten Einzelposten“, erklärt Peter Kainz, CFO bei Ontime Logistics. „Jede noch so kleine Sendung wird einzeln gelistet, hat geplante und tatsächliche Kosten. Diese beiden Beträge können voneinander abweichen, wenn sich zum Beispiel das Paketgewicht ändert oder die Treibstoffpreise variieren.“
Jeder Beleg muss demnach überprüft werden, ob er mit den geplanten Kosten übereinstimmt. Wenn ja, kann die Buchhaltung die Rechnung freigeben, wenn nicht, müssen die Zusatzkosten überprüft und gegebenenfalls weiterverrechnet werden. Bisher mussten bis zu 1.500 Belegzeilen je Sammelrechnung in Excel-Tabellen händisch überprüft werden. Das war eine sehr mühsame Aufgabe, die nur hochkonzentriert durchgeführt werden konnte und dementsprechend fehleranfällig war.
„Durch das Outsourcing an die Software sparen wir nicht nur sehr viel Zeit ein, unsere Mitarbeiter können sich nun auch mit sinnstiftenderen Aufgaben befassen“, so Peter Kainz weiter. „Mit der Kontrolle der Daten einer großen Abrechnung war bisher ein Mitarbeiter einen ganzen Tag beschäftigt, der Roboter braucht dafür knapp drei Stunden und kann natürlich zu jeder Tages- und Nachtzeit eingesetzt werden.“
Das Plankosten-Management von Ontime Logistics ist eine klassische Anwendung. Der Roboter liest aus den Belegen die Frächternummer und andere Daten und vergleicht diese mit den Plankosten. Bei einer Übereinstimmung wird die Buchhaltung per Mail informiert, dass die Rechnung korrekt ist. Bei einer Abweichung macht der Roboter eine Notiz, die später ein Mitarbeiter überprüft und den weiteren Prozess in Gang setzt. Somit muss man sich beim Logistiker nur mehr mit jenen Beträgen beschäftigen, die vom Angebotspreis abweichen.
Bei Ontime Logistics sind derzeit rund 15 große und arbeitsintensive Frächter an das System angebunden. 20 Prozent aller Sendungen werden bereits von der KI überprüft. In den nächsten Monaten sollen weitere Partner an das System angeschlossen sowie zusätzliche Prozesse antrainiert werden.
